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20-30歲如何管理時間?年輕人要培養的12項時間管理習慣

20-30歲期間,你應該要培養的12項時間管理習慣

作者:大頭

20-30歲是我們人生階段的重要分水嶺,大學畢業、初入職場、摸爬滾打成“老鳥”, 在此階段如果能夠培養時間管理的習慣,對你以後的人生會起到翻天覆地的變化。如果你目前能夠做到,恭喜你繼續保持;沒有做到的話也不要灰心,從今天開始也不遲,每天嘗試一項新習慣,爭取一個月之內對這十二項時間管理內容有初步體驗。

1、每天“使用日曆APP應用或日曆紙質本”

朋友家人的生日/紀念日,合作夥伴/基友/閨蜜的聚會,家庭的信用卡還款日/水電燃氣繳費日……這些重要或者瑣碎事情我們不可能通通都記在大腦裡,這就是日曆工具可以幫助你的地方。

我之前使用的是Google Calendar,後來改為Sunrise應用,這兩款日曆類工具已經超出本身日曆範疇,功能相當強大,讓它們發揮作用成為你的貼心小秘書!

在我的GTD任務系統環節中, 除了MIT佔據重要的角色外,日程類任務就是另外一塊重要內容啦,Google日曆是我之前一直都大力推崇使用的工具,直到Sunrise日曆的出現,已經逐漸取代Google日曆,成為我認為的最棒的日程類管理軟體。

2、每天“使用任務管理工具”

除了排程類事情之外,每天我們還有一大堆要處理的待辦事項,把他們記錄在任務管理工具中進行有序處理,提醒自己優先處理的事情,這類應用有很多我使用過不錯也推薦給大家的有remember the milk,toodledo,wunderlist,anydo,todoist,Trello。

其中Trello是一款個人或者團隊GTD管理的出色軟體,我覺得它區別於其他GTD軟體的主要特色是,卡片式的專案分類讓圖文顯示更美觀、拖動式的任務組或任務更靈活、處理任務需要參考的資料更便於讀取、任務組分類更多樣擺脫只有inbox/to do/doing/done的固定思維……總之Trello特別適合圖像化思維、自由派的朋友使用。

3、每天“睡眠時間達到7-9小時”

學會尊重人體的生理規律,每天儘量有7-9小時的睡眠時間,對於夜貓型工作族來說,你的工作效率非常高,但從你人生健康長遠角度考慮的話,目前你是用健康換取金錢,後面可能就是金錢換取不到健康啦!

我目前儘量23點睡覺,早晨5點起床,午休30分鐘,上下午有空就學會打盹5分鐘,形成自己的身體節奏!

記得讀幼稚園的時候,老師就和我們說:“早起的鳥兒有蟲吃”。進入職場後,工作和家庭事務增多,我們更應該要早起。對於商務人士來說,早起可以有時間審視自我,有時間制定計劃,有時間做運動,有時間吃一頓豐盛的早餐, 有時間提升自我,有時間完成要事。

我們算算,如果每天我們早起2.5小時,一周就是17.5小時,一個月就是70個小時,一年就有840個小時,相當於我們一年中比被別人整整多了35天有效時間,做不做晨型人就在於你的選擇呢?

4、每天“下班前日清理”

一天下來我們電腦桌面或者下載檔案夾中或許會新建下載不少相關資料,郵箱收件箱有幾十封已回復郵件,任務管理工具默認資料夾也收集幾條靈感或代辦事項,手機也拍攝一些照片,本子上也記錄一些事情。

下班前花上5-15分鐘時間進行日清理,放入各自對應的位置,根據個人習慣建立自己的日清理範本,我的內容供大家參考:

清空郵件收件箱,放入對應郵件專案檔案夾

清空電腦虛擬桌面, 放入對應電腦專案檔案夾

清空電腦下載檔案夾,放入雲盤或雲辦公空間

清空to do list收件箱默認資料夾,放入相應標籤或資料夾

清空手機照片,備份到雲相冊

清理紙質筆記,存入Onenote/印象筆記對應筆記本中

5、培養“週末周回顧”習慣

學會周回顧是時間管理中一項重要的技能,可以讓我們總結本周的得失,下周會更有效的安排執行事情,所以回顧也是GTD系統中的重要一環。

有職場GTD會員詢問我,周回顧應該回顧哪些內容,我的周回顧是來源於每天的晨間日記和日計畫基礎資料,下面這些事情可以供參考,一般30分鐘時間就可以搞定周回顧。

6、每天“真正工作投入時間≥4小時”

雖說大部分工作人士是8小時工作制,但是除去會議、郵件回復、電話溝通、QQ/微信聊天、網頁流覽、中途休息等相關事情, 你可以統計下每天真正工作投入時間是否有超過4小時。

所以將每天重要的事情儘量安排在早晨或上午完成,下午的時候身體精力和大腦關注度都會減少很多。

我們可以在電腦上建立對應的工作/娛樂電腦帳號,打造無干擾的高效純工作環境,現在無論是Windows或者Mac系統電腦,我們可以在開機後輸入密碼畫面設置多個帳號,以Mac系統為例,為自己建立個人帳號後,還會默認提供一個“遊客”帳號。

根據此特點,分別將個人帳號或遊客帳號設置成純工作、純娛樂用途。工作帳號只安裝工作相關軟體,你不能打遊戲、流覽無關網頁。如果你的工作是和文書處理相關,安裝Office辦公軟體即可;如果你的工作是設計相關,安裝Photoshop或者CAD軟體。

7、“一次處理一件事情”

不要過於相信大腦能力,不要一次同時處理多件事情,否則你的大腦會在多件事情中來回做切換狀態,剛剛做某事情進入狀態又被迫調整成另外一件事情,會大大降低你的工作效率。

如果你今天有多件事情要處理的話,嘗試1個小時之內只處理A事情,然後下一個小時再處理B事情。

8、分時段處理“創意性”和“機械性”

趁早晨上午人的精力最旺盛的階段,去處理費腦筋的事情,比如產品專案新點子企劃,下個月產品銷售計畫安排等。疲勞的時候去處理機械性體力活事情,比如第4點提到的進行日清空事宜。

無論是處理“創意性”或“機械性”工作,我都習慣耳機中聽一些白色雜訊,這樣可以刺激大腦進行抽象思考,產生靈感,集中注意力,提高效率,可以幫助一個人放鬆或睡眠。

當你學習寫作工作時,聽著咖啡館的人語聲、輕微小雨聲、轟轟雷雨聲、火車行駛聲、火焰燃燒呲呲聲、微風拂落葉聲、小溪水流聲、海浪輕拍聲、蟲鳴鳥叫聲、電視沒有節目滋滋聲等,讓人有種身臨其境的感覺。

9、“項目分解成下一步行動”

往往很多事情的拖延都是因為覺得事情太難,不知道如何下手而導致的。在盲目開始做某事情前,花上5-10分鐘時間進行考慮,然後用思維導圖方式將專案逐漸分解,最後成為一件件可以執行的下一步行動,控制在25分鐘內可以完成。

10、每天“安排三項要事”

有些職場GTD會員和我反映,為什麼一天忙碌下來,卻覺得沒有做什麼事情,沒有一點成就感呢?因為你整天處理的都是一些瑣事,試著前天晚上或者當天早晨安排三項要事,一件件去完成,相信我完成一項要事的成就感會大於完成十件瑣事的感覺。

我目前是用onenote作為每日3只青蛙待辦清單,因為onenote可以通過層次符號順序將MIT分解成一系列的下一步行動,而且可以存儲在雲端,作為回顧資料後續可以查看,onenote中提供了適合執行待辦事項的完美條件,可以很好通過各種符號體現任務之間的層級和順序關係。

本身自帶的勾選框非常適合待辦事項,而且通過其他快速鍵操作可以在任務前面加上諸如星號/問號/電話/郵件回復等標示,這樣方便我們一眼看出任務執行的順序,以及執行的下一步動作。

11、每天“番茄工作法”

番茄工作法是我接觸GTD以來,一直都在執行的習慣,無論是對時間管理新手,還是時間管理行家都適用。番茄工作法可以讓你集中時間內集中精力完成某事情,時間到了以後進行休息,既提高工作效率,又注意身體健康,一舉兩得。利用“番茄護理時間”,我們可以做一些頸椎和防止滑鼠手鍛煉,當健康出現危機時,會影響其他工作、素質、家庭、社交、愛好領域的夢想達成,沒有健康就沒有效率,沒有一切。

12、“敢於說不”

初入職場時,老闆同事委託你的事情,或者網路社群朋友找你幫忙的事情,用鍛煉提高自我能力的態度去接受。但是當你成長到一定階段後,要敢於對一些重複類事情說不,因為你從裡面已經得不到成長,反而會浪費你大量時間,阻礙你新的發展,要培養“敢於說不”的勇氣。

以上分享的十二項時間管理技巧,是我覺得非常重要的習慣,掌握後會給你帶來快樂高效每一天,趕緊從今天開始執行吧!

安裝Office辦公軟體即可;如果你的工作是設計相關,安裝Photoshop或者CAD軟體。

7、“一次處理一件事情”

不要過於相信大腦能力,不要一次同時處理多件事情,否則你的大腦會在多件事情中來回做切換狀態,剛剛做某事情進入狀態又被迫調整成另外一件事情,會大大降低你的工作效率。

如果你今天有多件事情要處理的話,嘗試1個小時之內只處理A事情,然後下一個小時再處理B事情。

8、分時段處理“創意性”和“機械性”

趁早晨上午人的精力最旺盛的階段,去處理費腦筋的事情,比如產品專案新點子企劃,下個月產品銷售計畫安排等。疲勞的時候去處理機械性體力活事情,比如第4點提到的進行日清空事宜。

無論是處理“創意性”或“機械性”工作,我都習慣耳機中聽一些白色雜訊,這樣可以刺激大腦進行抽象思考,產生靈感,集中注意力,提高效率,可以幫助一個人放鬆或睡眠。

當你學習寫作工作時,聽著咖啡館的人語聲、輕微小雨聲、轟轟雷雨聲、火車行駛聲、火焰燃燒呲呲聲、微風拂落葉聲、小溪水流聲、海浪輕拍聲、蟲鳴鳥叫聲、電視沒有節目滋滋聲等,讓人有種身臨其境的感覺。

9、“項目分解成下一步行動”

往往很多事情的拖延都是因為覺得事情太難,不知道如何下手而導致的。在盲目開始做某事情前,花上5-10分鐘時間進行考慮,然後用思維導圖方式將專案逐漸分解,最後成為一件件可以執行的下一步行動,控制在25分鐘內可以完成。

10、每天“安排三項要事”

有些職場GTD會員和我反映,為什麼一天忙碌下來,卻覺得沒有做什麼事情,沒有一點成就感呢?因為你整天處理的都是一些瑣事,試著前天晚上或者當天早晨安排三項要事,一件件去完成,相信我完成一項要事的成就感會大於完成十件瑣事的感覺。

我目前是用onenote作為每日3只青蛙待辦清單,因為onenote可以通過層次符號順序將MIT分解成一系列的下一步行動,而且可以存儲在雲端,作為回顧資料後續可以查看,onenote中提供了適合執行待辦事項的完美條件,可以很好通過各種符號體現任務之間的層級和順序關係。

本身自帶的勾選框非常適合待辦事項,而且通過其他快速鍵操作可以在任務前面加上諸如星號/問號/電話/郵件回復等標示,這樣方便我們一眼看出任務執行的順序,以及執行的下一步動作。

11、每天“番茄工作法”

番茄工作法是我接觸GTD以來,一直都在執行的習慣,無論是對時間管理新手,還是時間管理行家都適用。番茄工作法可以讓你集中時間內集中精力完成某事情,時間到了以後進行休息,既提高工作效率,又注意身體健康,一舉兩得。利用“番茄護理時間”,我們可以做一些頸椎和防止滑鼠手鍛煉,當健康出現危機時,會影響其他工作、素質、家庭、社交、愛好領域的夢想達成,沒有健康就沒有效率,沒有一切。

12、“敢於說不”

初入職場時,老闆同事委託你的事情,或者網路社群朋友找你幫忙的事情,用鍛煉提高自我能力的態度去接受。但是當你成長到一定階段後,要敢於對一些重複類事情說不,因為你從裡面已經得不到成長,反而會浪費你大量時間,阻礙你新的發展,要培養“敢於說不”的勇氣。

以上分享的十二項時間管理技巧,是我覺得非常重要的習慣,掌握後會給你帶來快樂高效每一天,趕緊從今天開始執行吧!

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